A hétköznapi életben igen gyakran keveredik a székhely, a fióktelep és a telephely fogalma, pedig nem mindegy, hogy mikor melyik kifejezést használjuk. Az is gyakran felmerülő kérdés, hogy a cég tulajdonosának alapítójának a magánlakása lehet-e a cég székhelye.
Ma már nem csak a cégek, de az egyéni vállalkozók adatai is megismerhetők az internet segítségével. Egyes adatok nyilvánosan érhetők el az adatbázisban, például a székhely, a telephely és a fióktelep címe is, míg más adatok csak korlátozott módon érhetők el.
A cégalapítással kapcsolatos legfontosabb tudnivalók
A sikeres üzleti működés alapvető feltétele, hogy az aktuális jogszabályokkal, és az alapvető fogalmakkal is tisztában legyünk. Manapság egy cég alapítása az esetek túlnyomó többségében nem olyan bonyolult, annak köszönhetően, hogy a céges eljárások és a cégügyek elektronikus eljárásként működnek. Ennek köszönhetően egyszerűbbé, gyorsabbá és áttekinthetővé vált a cégalapítás, ugyanakkor egyre több ügyvédi iroda nyújt szolgáltatást a kényelmesebb ügyintézéshez. A jogszabályi változás miatt már a cégbejegyzés ideje is lerövidült a korábbiakhoz képest. Az alapító okirat mellett azonban számos egyéb dokumentumra is szükség van, amelyet elektronikus formában kell az illetékes cégbíróságnak megküldeni. Az alapító okiratot, amely tartalmazza a társaság székhelyét/telephelyét, a létesítő okirat ellenjegyzésétől számított harminc napon belül kell bejelenteni.
A létesítő okirat kötelező kellékei: székhely, telephely, fióktelep
Székhely
A cégalapításkor számtalan kötelező teendőt kell ellátni, például székhelyet kell létrehozni. A gyakorlatban ez a vállalkozás hivatalos levelezési címe, ahol a cég bejegyzett irodája működik. Általánosságban elmondható, hogy ide érkezik be minden hivatalos irat, amelyet az előírásoknak megfelelően kell tárolni, iktatni, meghatározott időtartamig őrizni, valamint esetlegesen-például ellenőrzés céljából elérhetővé tenni. Abban az esetben, ha a vállalkozásnál nem a székhelyen történik a központi ügyintézés, akkor ezt hivatalosan szerepeltetni kell a létesítő okiratban, valamint a cégjegyzékben. Egyszerűbb a helyzet, ha a cég a saját ingatlanunkban fog működni, viszont a bérlemény esetében jóval nagyobb körültekintésre van szükség. Célszerű a bérleti szerződésben rögzíteni, hogy engedélyezi-e a tulajdonos, illetve az adott ingatlan székhelyként megjelölhető-e, így a továbbiakban szükség lesz a tulajdonos hozzájáruló nyilatkozatára.
A törvényi szabályozás (Cégtörvény) szerint a székhelyet kötelező cégtáblával megjelölni, a közterületről is jól látható helyen, mivel ennek hiányában akár a cég adószámának törlésére is sor kerülhet, vagy a cégbíróság eljárást indíthat a céggel szemben. Társasházak esetében pedig a postaládán kell feltüntetni. Fontos tudni, hogy minden olyan telephely, székhely esetén, amely nem szerepel a cégnyilvántartásban, a vállalkozásnak bejelentési kötelezettsége van a NAV felé is.
Telephely
A telephely az a helyszín, ahol a cég által megjelölt fő tevékenységi kört alapján gyakorolják az üzleti, termelő és szolgáltatási tevékenységet. A székhely gyakran egyezik a telephellyel, de az is gyakori, hogy egy adott székhellyel rendelkező cég, több különböző telephelyen – de azonos településen végzi a tevékenységet. Addig, amíg a székhelyet kötelezően előírja a jogszabály, addig a telephely és a fióktelep is csak opció. Érdemes megemlíteni azt, hogy sok vállalkozás nem veszi számításba a telephely kapcsán az általa bérelt raktárhelyiséget, ahol a jogszabályi előírásoknak megfelelően tárolja/őrzi a vállalkozás iratait. Pedig a használat jogcímétől függetlenül a raktárhelyiség is telephelynek minősülhet.
Fióktelep
A fióktelep gyakorlatilag egy olyan telephely, amely a cég székhelyétől eltérő településen található. Cégeljárás szempontjából a külföldi vállalkozás magyarországi fióktelepe minősül székhelynek.
